Het implementeren van nieuwe software in uw organisatie kost energie, tijd, en geld. Het is een opdrachtgever er dan ook alles aan gelegen om het IT-project een succes te maken. Helaas mislukken IT-projecten in de praktijk regelmatig. Voor veel ondernemingen blijkt een IT-project een doos van Pandora. Niet in de eerste plaats door onjuiste aannames en onrealistische verwachtingen. Zo ook in een procedure bij het Hof Amsterdam. Advocaat overeenkomstenrecht Martijn Kesler legt uit.

Het spanningsveld tussen opdrachtgever en opdrachtnemer in de precontractuele fase

Al in de fase voorafgaand aan het sluiten van een IT-overeenkomst dient een ondernemer op zijn hoede te zijn. Deze opdrachtgever, veelal een leek of het gebied van software, heeft doorgaans een kennis- en informatieachterstand ten aanzien van de te implementeren software. Hiervoor huurt de ondernemer namelijk iemand met kennis van IT voor in. De kans bestaat dat een opdrachtgever onjuiste aannames doet ten aanzien van de uitvoerbaarheid van het implementatietraject dan wel het functioneren van het IT-systeem. Door bepaalde essentiële informatie niet te delen, of onrealistische verwachtingen te scheppen kan de opdrachtnemer de opdrachtgever over de streep trekken een overeenkomst te sluiten. Met alle gevolgen van dien.

Het belang van een haalbaarheidsonderzoek

Teneinde dit risico te ondervangen verdient het aanbeveling om de opdrachtnemer een haalbaarheidsonderzoek te laten doen. Dit is als het ware een due dilligence onderzoek van de opdrachtnemer. Soms wordt dit ook wel een FIT GAP analyse genoemd. In dit onderzoek worden de bedrijfsprocessen van de opdrachtgever doorgelicht. Het onderzoeksrapport vergelijkt de huidige situatie met een ideale situatie of doelstellingen, waardoor gebreken en mogelijkheden voor verbetering naar voren komen. De aansprakelijkheid voor onvolkomenheden en (onjuiste) conclusies uit dit onderzoek komt op die manier bij de opdrachtnemer te liggen.

De normen die een IT-deskundige in acht dient te nemen

Na het sluiten van een overeenkomst, vangt de opdrachtnemer aan met het werkzaamheden. Het Hof heeft in haar uitspraak als maatstaf aangelegd dat een IT-deskundige “bij de uitvoering van haar werkzaamheden jegens haar opdrachtgever de zorg dient te betrachten die van een redelijk bekwaam en redelijk handelend IT-deskundige kan worden gevergd”. Dit houdt onder meer in dat een IT-deskundige haar opdrachtgever op een begrijpelijke en overzichtelijke wijze adequaat informeert over de voortgang van de (deel)projecten. Zij dient daarbij de redelijke belangen van de opdrachtgever in het oog houdt met betrekking tot het bereiken van toegezegde mijlpalen en kostenbeheersing van de uit te voeren taken.

Een waarschuwingsplicht moet escalatie van commitment voorkomen

Dit is in lijn met de waarschuwingsplicht die op een IT-deskundige rust. Indien de beoogde uitvoering van een implementatie niet tot het beoogde resultaat dreigt te leiden, moet zij de opdrachtgever daarop wijzen. Een opdrachtnemer moet een opdrachtgever daar tussentijds over informeren. Op grond van de door opdrachtnemer verstrekte gegevens kan de opdrachtgever zodoende beoordelen of het in de reden ligt in gesprek te gaan met opdrachtnemer dan wel de overeenkomst (tussentijds) te beëindigen.

Het Hof: IT-deskundige heeft voldaan aan de op haar rustende zorgplicht

In de eerder aangehaalde uitspaak oordeelde het Hof dat de IT-deskundige aan haar zorgplicht  had voldaan. Er was immers een due diligence onderzoek verricht. In het due diligence rapport waren de risico’s die de vervlechting van het oude en het nieuwe IT-systeem, de ouderdom het oude IT-systeem, de afhankelijkheid van (de know how van) de voormalige IT-leverancier en het ontbreken van deliverables in kaart gebracht. Voormelde risico’s alsmede geschatte vertraging zijn kort daarna in een gesprek met de opdrachtgever gedeeld. De mededeling omtrent de vertraging is vervolgens per e-mail herhaald, waarna er door de IT-deskundige een wijzigingsvoorstel is gedaan met daarin vermeld de extra kosten tot livegang van de nieuwe IT-omgeving. Aldus had de IT-deskundige eveneens voldaan aan haar waarschuwingsplicht.

Neem contact op met VIOTTA

Dreigt een IT-implementatieproject te mislukken of lopen de kosten alsmaar op zonder (merkbaar) resultaat? De advocaten van VIOTTA kijken en denken graag met u mee. Als doorgewinterde procesadvocaten kunnen zij iedere zaak zeer efficiënt aanpakken, waarbij de kosten in het oog worden gehouden. Neem gerust contact op met Arnoud Fioole of Martijn Kesler om uw zaak te bespreken.

Viotta Law - Martijn Kesler

Martijn Kesler

Advocaat

Indien u een legal opinion naar Nederlands recht nodig heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze legal opinion expert Martijn Kesler at martijn.kesler@viottalaw.com

Door VIOTTA.

Recente zaken.