Bestuur en aandeelhouders: wie beslist waarover?

Bestuur en aandeelhouders: wie beslist waarover?

Korte samenvatting

Binnen een Nederlandse BV is het bestuur verantwoordelijk voor het besturen van de onderneming. Aandeelhouders hebben belangrijke rechten, maar zitten niet automatisch op de stoel van het bestuur. Goede governance vraagt daarom om een duidelijke verdeling van bevoegdheden tussen bestuur, aandeelhoudersvergadering en eventuele raad van commissarissen. Dat is vooral belangrijk bij groei, investeringen, overnames, financiering en aandeelhoudersgeschillen.

Deze bijdrage maakt deel uit van de reeks Governance Insights over aandeelhoudersverhoudingen en besluitvorming in de Nederlandse BV.

Waarom de bevoegdheidsverdeling belangrijk is

Bij ondernemingen met meerdere aandeelhouders ontstaat vaak spanning tussen eigendom en bestuur. Aandeelhouders dragen economisch risico en willen invloed kunnen uitoefenen op belangrijke beslissingen. Het bestuur moet de onderneming kunnen leiden en daarbij het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming vooropstellen.

Die verhouding is niet altijd eenvoudig. Zeker bij venture capital-investeringen, private equity-participaties, joint ventures en familiebedrijven willen aandeelhouders vaak grip houden op belangrijke besluiten. Tegelijkertijd moet de onderneming bestuurbaar blijven.

Daarom is het essentieel om vooraf vast te leggen welke besluiten door het bestuur zelfstandig mogen worden genomen, welke besluiten goedkeuring van aandeelhouders vereisen en welke besluiten aan de algemene vergadering zelf zijn voorbehouden.

De hoofdregel: het bestuur bestuurt

De hoofdregel is dat het bestuur bestuurt. Het bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken, strategie, uitvoering van beleid, contracten, financiering, personeel en operationele beslissingen.

Aandeelhouders kunnen invloed uitoefenen via hun stemrecht, benoemingsrechten, goedkeuringsrechten, informatierechten en afspraken in de aandeelhoudersovereenkomst. Maar aandeelhouders nemen niet automatisch de bestuursbevoegdheid over.

Dit onderscheid is belangrijk. Een aandeelhouder mag kritisch zijn, vragen stellen en zijn rechten gebruiken. Maar wanneer aandeelhouders feitelijk gaan bepalen hoe het bestuur moet handelen, kan de governance onduidelijk worden. Dat vergroot het risico op conflicten, vertraagde besluitvorming en discussie over verantwoordelijkheid.

Wat beslist de aandeelhoudersvergadering?

De algemene vergadering van aandeelhouders beslist onder meer over onderwerpen die volgens de wet of de statuten aan haar zijn voorbehouden. Denk aan benoeming en ontslag van bestuurders, wijziging van statuten, uitgifte van aandelen, vaststelling van de jaarrekening en bepaalde fundamentele besluiten.

Daarnaast kunnen in de statuten of aandeelhoudersovereenkomst goedkeuringsrechten worden opgenomen. Daardoor mag het bestuur bepaalde besluiten niet nemen zonder voorafgaande goedkeuring van de aandeelhoudersvergadering of een specifieke aandeelhouder.

Dit komt vaak voor bij belangrijke besluiten zoals:

• verkoop of aankoop van een onderneming;
• grote investeringen;
• aangaan van significante financiering;
• uitgifte van aandelen;
• wijziging van de strategie;
• benoeming of ontslag van key employees;
• aangaan of beëindigen van belangrijke contracten;
• dividendbeleid;
• transacties met verbonden partijen.

Zulke afspraken worden vaak aangeduid als reserved matters. Meer daarover in de volgende blog in deze reeks: reserved matters en vetorechten in Nederlandse BV’s.

Goedkeuringsrechten: nuttig, maar niet onbeperkt

Goedkeuringsrechten zijn nuttig om aandeelhouders te beschermen tegen ingrijpende besluiten. Voor investeerders, minderheidsaandeelhouders en joint venture-partners zijn zij vaak een essentieel onderdeel van de governance-structuur.

Maar goedkeuringsrechten moeten zorgvuldig worden geformuleerd. Te ruime goedkeuringsrechten kunnen ervoor zorgen dat het bestuur voor vrijwel iedere commerciële beslissing toestemming nodig heeft. Dat maakt de onderneming traag en kwetsbaar voor blokkades.

Een goede regeling maakt onderscheid tussen normale bedrijfsvoering en besluiten die werkelijk strategisch, financieel of structureel belangrijk zijn. Vooral bij M&A-transacties en investeringsrondes moet duidelijk zijn welke besluiten goedkeuring vereisen en wie die goedkeuring moet geven.

Aandeelhoudersinstructies

In de praktijk willen aandeelhouders soms directe instructies geven aan het bestuur. Dat kan gevoelig zijn. Het bestuur moet zijn eigen verantwoordelijkheid behouden en mag niet blind uitvoering geven aan aandeelhouderswensen als die strijdig zijn met het belang van de vennootschap.

Daarom is het beter om aandeelhoudersinvloed vooraf te structureren via statuten, aandeelhoudersovereenkomst, reserved matters, informatierechten en benoemingsrechten. Dan is voor iedereen duidelijk waar aandeelhouders wel en niet over gaan.

Voor ondernemers en investeerders is dit vooral relevant wanneer aandeelhouders niet alleen kapitaal verschaffen, maar ook actief betrokken zijn bij strategie, commerciële keuzes of exitplanning.

De rol van een raad van commissarissen of advisory board

Sommige BV’s hebben een raad van commissarissen of een one-tier board. Dat komt vaker voor bij grotere ondernemingen, joint ventures, private equity-structuren of bedrijven met professionele investeerders.

Een raad van commissarissen houdt toezicht op het bestuur en kan bepaalde goedkeuringsrechten hebben. Een advisory board heeft meestal geen formele wettelijke bestuurs- of toezichtspositie, maar kan wel commercieel en strategisch belangrijk zijn.

Ook hier geldt: leg duidelijk vast welke rol het orgaan heeft. Is het formeel toezicht, contractueel advies, investor monitoring of een combinatie daarvan? Onduidelijkheid hierover kan later tot discussies leiden over bevoegdheden, aansprakelijkheid en informatievoorziening.

Tegenstrijdig belang

Bij governance binnen een BV speelt ook het tegenstrijdig belang een belangrijke rol. Dat doet zich bijvoorbeeld voor wanneer een bestuurder of aandeelhouder persoonlijk betrokken is bij een transactie met de vennootschap.

Denk aan managementparticipaties, aandeelhoudersleningen, transacties met groepsmaatschappijen, verkoop aan een gelieerde partij of afspraken met founders. In zulke gevallen moet zorgvuldig worden gekeken wie het besluit mag nemen, welke informatie moet worden gedeeld en hoe het besluitvormingsproces wordt vastgelegd.

Een goed proces is vaak net zo belangrijk als de inhoud van de deal. Juist bij mogelijke belangenconflicten helpt een duidelijke governance-structuur om discussie achteraf te voorkomen.

Bestuurdersaansprakelijkheid en governance

Goede governance beschermt niet alleen aandeelhouders, maar ook bestuurders. Als bevoegdheden onduidelijk zijn, goedkeuringen ontbreken of besluiten slecht worden vastgelegd, kan dat later leiden tot verwijten aan het bestuur.

Dat geldt vooral bij financiële problemen, herstructureringen, dividendbesluiten, overnames, financiering of transacties met verbonden partijen. Bestuurders moeten kunnen laten zien dat zij zorgvuldig hebben gehandeld, relevante belangen hebben afgewogen en de juiste goedkeuringen hebben verkregen.

Voor M&A-professionals is dit ook relevant in due diligence. Onduidelijke besluitvorming, ontbrekende aandeelhoudersgoedkeuringen of governance-conflicten kunnen een transactie vertragen of tot aanvullende voorwaarden leiden.

Praktische conclusie

De verhouding tussen bestuur en aandeelhouders moet niet pas worden uitgewerkt wanneer er een conflict ontstaat. Dan is het vaak te laat.

Een goede governance-structuur maakt vooraf duidelijk:

• welke besluiten het bestuur zelfstandig mag nemen;
• welke besluiten goedkeuring vereisen;
• wie die goedkeuring moet geven;
• welke informatie aandeelhouders ontvangen;
• hoe belangenconflicten worden behandeld;
• welke rol een eventuele raad van commissarissen of advisory board heeft.

Voor ondernemers, investeerders en M&A-professionals voorkomt dit veel discussie. De onderneming blijft bestuurbaar, terwijl aandeelhouders voldoende bescherming houden bij besluiten die er echt toe doen.

Voor ondersteuning bij governance binnen Nederlandse BV’s, aandeelhoudersovereenkomsten, besluitvorming of investeringsdocumentatie kunt u contact opnemen met Dirk de Waard via dirk.dewaard@venturelawyers.nl.